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信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。再进一步分析这个例子，如果市微机办公系统和市法规信息数据库系统、市财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。
办公室病流行
多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。办公自动化：是指在行政机关工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。比如使用双面打印的打印机,不仅可以为企业节省50%的纸张成本，更大的环保效应体现在：1台工作组级的双面网络打印机一年可以节省1吨办公用纸，而生产这些纸张需要6棵成材树木，还有10吨左右的水资源耗费和污水排放，那么仅100万台双面打印机一年就可以节省100万吨纸，保护600万棵树和1000万吨的水资源。再如“0秒预热”技术则可以帮助省电节能，实现打印速度上的大大提升，相对于一般打印机在预热过程中的耗时耗电，能以更短的时间启动打印，不仅提高了打印效率、缩短了等待时间，更降低了打印状态下的电量损耗。显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。
而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。 我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。
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